Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Documentbeheerder
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Documentbeheerder die verantwoordelijk is voor het efficiënt beheren, organiseren en archiveren van bedrijfsdocumentatie. In deze rol speel je een cruciale rol in het waarborgen van de toegankelijkheid, veiligheid en naleving van documentatieprocessen binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat documenten correct worden opgeslagen, bijgewerkt en beschikbaar zijn voor de juiste belanghebbenden.
Als Documentbeheerder ben je verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van een gestructureerd documentbeheersysteem. Je zorgt ervoor dat documenten voldoen aan wettelijke en interne vereisten, en je implementeert procedures voor versiebeheer, toegangscontrole en archivering. Je bent ook verantwoordelijk voor het trainen van medewerkers in het gebruik van het documentbeheersysteem en het bieden van ondersteuning bij documentgerelateerde vragen.
Je hebt oog voor detail, bent georganiseerd en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Je begrijpt het belang van vertrouwelijkheid en nauwkeurigheid bij het omgaan met gevoelige informatie. Daarnaast ben je in staat om processen te analyseren en te verbeteren om de efficiëntie van het documentbeheer te verhogen.
Deze functie vereist een proactieve houding, technische kennis van documentbeheersystemen en een sterke focus op kwaliteit en compliance. Je werkt in een dynamische omgeving waar je een sleutelrol speelt in het beheer van informatie en het ondersteunen van bedrijfsdoelstellingen.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren en organiseren van digitale en fysieke documenten
- Opzetten en onderhouden van een documentbeheersysteem
- Zorgen voor naleving van wet- en regelgeving omtrent documentatie
- Toegangsrechten beheren en vertrouwelijkheid waarborgen
- Versiebeheer en archivering van documenten uitvoeren
- Ondersteunen van medewerkers bij documentbeheerprocessen
- Trainingssessies geven over documentbeheerprocedures
- Samenwerken met andere afdelingen voor documentatiebehoeften
- Regelmatig audits uitvoeren op documentbeheerprocessen
- Verbeteren van bestaande documentatieprocessen
Vereisten
Text copied to clipboard!- MBO of HBO werk- en denkniveau
- Ervaring met documentbeheersystemen (DMS)
- Kennis van archiverings- en compliancevoorschriften
- Goede organisatorische vaardigheden
- Nauwkeurigheid en oog voor detail
- Goede communicatieve vaardigheden
- Proactieve en zelfstandige werkhouding
- Ervaring met Microsoft Office en andere relevante software
- Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Ervaring in een administratieve of ondersteunende functie is een pré
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Welke ervaring heb je met documentbeheersystemen?
- Hoe zorg je voor naleving van documentatievoorschriften?
- Kun je een voorbeeld geven van een verbeterd documentatieproces?
- Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie?
- Wat is jouw aanpak bij het trainen van collega's?
- Hoe blijf je georganiseerd bij het beheren van grote hoeveelheden documenten?
- Welke softwaretools heb je eerder gebruikt voor documentbeheer?
- Hoe werk je samen met andere afdelingen?
- Wat zijn volgens jou de belangrijkste aspecten van goed documentbeheer?
- Hoe ga je om met deadlines en prioriteiten?
